Zity Immobilien GmbH

Ombudsmann Immobilien IVD/VPB – Informationspflicht nach § 36 VSBG Der Immobilienverband Deutschland IVD e.V. hat mit Beteiligung des Verbraucherverbandes Verband Privater Bauherren e.V. (VPB) eine Schlichtungsstelle nach Maßgabe des Verbraucherstreitbeilegungsgesetzes (VSBG) eingerichtet. Vor der Schlichtungsstelle können u. a. Streitigkeiten zwischen Verbrauchern und Mitgliedern des IVD in einem außergerichtlichen Schlichtungsverfahren beigelegt werden. Die Firma Zity Immobilien GmbH ist Mitglied im IVD und aufgrund der Satzung des IVD verpflichtet, gegenüber der Ombudsstelle eine schriftliche Stellungnahme abzugeben, wenn diese ein Verfahren einleitet. An Schlichtungsverfahren bei anderen Schlichtungsstellen nimmt die (Firma IVD Mitglied) grundsätzlich nicht teil. Die Anschrift der Schlichtungsstelle des IVD lautet: Ombudsmann Immobilien IVD/VPB – Grunderwerb und -verwaltung, Littenstraße 10, 10179 Berlin. Weitere Informationen zur Schlichtungsstelle (z.B. weitere Kommunikationsdaten, Verfahrensordnung) erhalten Sie unter http://www.ombudsmann-immobilien.net. Datenschutzerklärung Datenschutzerklärung NACHFOLGEND BZGL. DER DATENSCHUTZVERORDNUNG AUSZÜGE, UNSERE ERKLÄRUNGEN, AUF DIE WIR UNS BERUFEN UND AN DIE WIR UNS STRIKT HALTEN: Die Verarbeitung von Daten, also etwa das Nutzen, Speichern oder Übermitteln, ist für uns laut Datenschutzgrundverordnung nur dann zulässig, wenn: Sie als betroffener Kunde zustimmen. Dies kann entweder schriftlich oder mündlich erfolgen – der Gesetzgeber verlangt hier keine spezielle Form. Wenn eine in der DSGVO selbst normierte Ausnahme vorliegt. Eine solche Ausnahme ist insbesondere gegeben, wenn die Verarbeitung der Daten für die Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist – etwa, wenn wir mit Wohnungssuchenden in Kontakt treten und diese um deren E-Mail-Adresse bitten – beispielsweise um dem Kunden ein Exposé zuschicken zu können. In diesem Fall müssen wir keine extra Erlaubnis vom Kunden einholen, um die Daten verarbeiten zu können. Wenn wir rechtlich dazu verpflichtet sind, Daten zu erheben – etwa durch das Geldwäschegesetz. Auch hier ist keine extra Erlaubnis vom Kunden erforderlich. Die Verarbeitung der Daten ist nur dann zulässig, wenn hierfür eine Rechtsgrundlage besteht (Verbot mit Erlaubnisvorbehalt, Art 6 Abs. 1 DSGVO). Als Rechtsgrundlage kommen nur in Betracht: • Vertragserfüllung und Vertragsanbahnung • Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung • Wahrung der berechtigten Interessen • Einwilligung des Betroffenen. Sämtliche Angaben bei Kontaktaufnahme unserer Kunden sind freiwillig. Sie dienen einer Vertragserfüllung bzw. sind als vorvertragliche Maßnahmen anzusehen. Die Daten von Verkäufern und Kaufinteressenten dürfen erhoben und verarbeitet werden, um einen Provisionsanspruch aus dem Maklervertrag zu begründen (Art. 6 Abs. 1 b DGSVO). Auch wenn aufgrund des sog. Bestellerprinzips zwischen Makler und Mietinteressent kein provisionspflichtiger Maklervertrag geschlossen wird, dürfen die Daten des Interessenten erhoben werden, da sonst ein Abschluss des Mietvertrages nicht möglich ist. Neben den Regeln, wann eine Datenerfassung zulässig ist und wann nicht, schreibt die DSGVO auch vor, wie wir mit personenbezogenen Daten umgehen müssen: Die Daten müssen auf rechtmäßige und nachvollziehbare Weise verarbeitet werden. Das ist etwa der Fall, wenn die Daten im Rahmen einer Vertragsanbahnung erhoben wurden und in einer Kundendatenbank gespeichert werden. Die Daten müssen für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben werden, beispielsweise für die Vermittlung einer Immobilie. Die Daten müssen sachlich richtig sein – also korrekter Name, korrekte Anschrift des Kunden. Die Daten müssen in einer Weise verarbeitet werden, die eine angemessene Sicherheit der Daten gewährleistet. Die Daten müssen in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der fraglichen Personen nur so lange ermöglicht, wie dies erforderlich ist. Die Daten müssen in der Praxis also leicht zu löschen sein. Zudem gilt das Grundprinzip der Datenminimierung. Das bedeutet, dass sämtliche erhobenen Daten auf das notwendige Maß beschränkt werden müssen. Für die Vermittlung einer Immobilie sind E-Mail, Telefonnummer und Adresse des Suchenden wohl erforderlich – seine Haarfarbe oder die Adresse seines Arbeitgebers jedoch eher nicht. In der Praxis kommt es manchmal vor, dass wir die Verarbeitung personenbezogener Daten einem Dienstleister übergeben. Diese sogenannte Auftragsdatenverarbeitung ist laut DSGVO jedoch nur zulässig, wenn der Auftraggeber seinen Dienstleister sorgfältig kontrolliert und alle Rechte und Pflichten vorab in einem Vertrag fixiert werden. Bei einem Verstoß gegen die DSGVO sind der Auftraggeber und auch der Dienstleister haftbar! Geben wir die Daten des Mieters an den späteren Vermieter weiter, gelten die Regeln der Auftragsdatenverarbeitung übrigens nicht – da der Vermieter nicht in unserem Auftrag Daten verarbeitet. Die Übermittlung rechtfertigt sich vielmehr über das Vertragsverhältnis zwischen Mieter und Vermieter. Neben all diesen Vorsichtsmaßnahmen regelt die DSGVO auch, dass Verbraucher immer informiert sein müssen, wenn Daten von ihnen erhoben werden. Das gilt unabhängig davon, ob wir eine gesonderte Erlaubnis zur Datenverarbeitung von unseren Kunden benötigen. Sobald wir Daten erheben, muss ein Makler den betroffenen Personen laut Artikel 13 der DSGVO zum Zeitpunkt der Datenerhebung bestimmte Informationen mitteilen. Wie wir dies erledigen ist unsere Aufgabe. Folgende Informationen müssen aber auf jeden Fall an den Kunden übermittelt werden: Identität des betroffenen Kunden Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten (falls dieser vorhanden ist; ab einer Unternehmensgröße von zehn Mitarbeitern ist ein Beauftragter vorgeschrieben) Falls die Daten weitergegeben werden, die Kontaktdaten des Empfängers Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlage die Dauer der Speicherung die Rechte des Verbrauchers Verbraucher haben das Recht auf Auskunft über die gespeicherten Daten, außerdem können sie verlangen, dass die Daten gelöscht oder berichtigt werden oder die Verarbeitung einschränken. Auch können sie ihre Einwilligung in die Datenspeicherung jederzeit widerrufen und haben ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde. Ausnahme: Wir sind aus rechtlichen Gründen verpflichtet, die Daten zu erheben – zum Beispiel wegen des Geldwäschegesetzes. Wir ergreifen Maßnahmen unsere Mitarbeiter im Datenschutz zu schulen und führen regelmäßig Kontrollen durch, ob die Datenschutzmaßnahmen auch eingehalten werden. Die DSGVO beschreibt in Artikel 32 Maßnahmen, die für einen angemessenen Schutz von Kundendaten sorgen sollen: die Pseudonymisierung und Verschlüsselung personenbezogener Daten die Belastbarkeit und Verfügbarkeit der Datenverarbeitungssysteme, Computersysteme müssen also beispielsweise stabil laufen und dürfen nicht fehleranfällig sein die Fähigkeit, die Daten bei einem physischen oder technischen Zwischenfall schnell wiederherstellen zu können ein Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung der Wirksamkeit der genannten Maßnahmen Kommt es trotz aller Vorsichtsmaßnahmen zu einer Datenschutzverletzung, müssen wir dies unverzüglich an die zuständige Aufsichtsbehörde melden – nach Möglichkeit innerhalb von 72 Stunden nach Bekanntwerden des Vorfalls. Ein solcher Vorfall kann beispielsweise eintreten, wenn wir unser Handy verloren haben, wenn unser Computersystem gehackt wurde oder wenn bei uns eingebrochen und ein Computer mit vertraulichen Daten gestohlen wurde. Eine Ausnahme von der Meldepflicht besteht nur dann, wenn trotz Datenschutzverletzung kein Risiko für die Sicherheit der Kundendaten besteht. Ein solches Risiko kann beispielsweise durch eine geeignete Verschlüsselung ausgeschlossen werden. Sollte es zu Datenschutzverletzungen gekommen sein, weil zum Beispiel der Computer gehackt oder das Handy gestohlen wurde, müssen alle betroffenen Personen unverzüglich benachrichtigt werden. Zu den betroffenen Personen zählen alle, deren Daten im zum Beispiel gehackten Computer gespeichert waren. Sollte wir gegen die DSGVO verstoßen, so sieht die Verordnung harte Höchststrafen bis zu 20 Millionen Euro oder vier Prozent des weltweiten Jahresumsatzes eines Unternehmens vor.