Urlaubsplanung im Team – Übersicht durch Workforce Management

Problemfelder des Mitarbeiter Managements, wie eine gute Urlaubs- und Ausfallplanung, können schnell zu internen Unruhen und Fehlplanungen führen. Wie können wir statt klassischem HR das digitale Workforce Management nutzen, um Übersicht und Planbarkeit zu erzeugen und Verluste zu reduzieren?

Workforce Management vs. Human Resources

Die Begrifflichkeiten Human Resources und Workforce Management haben viele Überschneidungen. Im Grunde können wir das WM als Weiterentwicklung und Anpassung des HR an unsere moderne Arbeitswelt verstehen. Hier liegt der Fokus stärker auf dem Menschen und wie wir sie durch gute Förderung und Planung motivierter und effizienter arbeiten lassen können.

Drei Elemente machen das WM besonders aus:

• die Mitarbeiterzufriedenheit
• die optimierte, bedarfsorientierte Personalplanung
• die flexible Anpassung an akute Änderungen

Das Ziel ist es, mehr Einnahmen und weniger Verluste zu machen. Das erreichen wir am besten, indem wir digitale Tools nutzen, um unser Unternehmen und die Mitarbeiter darin zu unterstützen. Indem wir manche Prozesse automatisiert und durch Analysen und Algorithmen gestalten, reduzieren wir nicht nur den Zeitaufwand für reine Fleißarbeit, sondern erhalten auch schnelle, optimierte Lösungen ohne menschliche Flüchtigkeitsfehler.

Die so entstehenden Pläne richten sich nach dem Bedarf, den Kapazitäten und der Optimierung bestehender Strukturen und Änderungen an diesen.

Tools für digitales Workforce Management

Diese digitalen Werkzeuge für das WM sind vor allem gute Managementsoftware. Der deutsche Anbieter Papershift hat sich damit als einer der Spitzenreiter auf dem Markt etabliert. Sie bieten eine breite Auswahl spezialisierter Software für typische HR-Aufgaben, wie das Erstellen von Schichtplänen, die Lohnabrechnung oder die Urlaubsplanung.

Workforce Management mit digitaler Urlaubsplanung

Die Papershift Software zur Ausfall- und Urlaubsplanung bietet dem Unternehmen beispielsweise eine cloud-basierte Lösung, die deshalb von überall zugänglich ist und Änderungen schnell kommunizieren kann.

Daher haben nicht nur alle relevanten Personen jederzeit Zugriff auf wichtige Informationen und können diese auch selbst bearbeiten. Wenn spontan eine Änderung entsteht und Personalplanungen geändert werden müssen, findet das Programm außerdem schnell eine Lösung und kann diese direkt an die betroffenen Mitarbeiter weiterleiten.

Herausforderungen der Urlaubsplanung im Team

Kurzfristige und geplante Ausfälle, wie ein Urlaub, können ein Loch in Arbeitspläne reißen und die Mitarbeiter belasten. Wird die Lücke nicht passend besetzt wird, führt es zu Mehrarbeit und Chaos bei den Kollegen. Den richtigen Ersatz zu finden, hat aber mehrere Herausforderungen, die wir dabei beachten müssen:

• Aufgabenmanagement: Wenn eine Person ausfällt, die gerade an einem Projekt arbeitet, muss jemand anderes die Zügel übernehmen. Dabei kann es aber vorkommen, dass die spezifische Person, die nun im Urlaub ist, spezielle Qualifikationen hatte, die sie für diese Aufgabe geeignet haben. Unter den Personalkapazitäten befinden sich möglicherweise nicht viele Vertretungen, die das gleiche Fachwissen besitzen, oder diese sind bereits anderweitig verplant.
• Arbeitsrechtliche Vorgaben: Was die Arbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten angeht, müssen wir uns an das Arbeitsrecht halten. Deshalb können wir von den Kollegen und Vertretungen nicht verlangen, diese Limits zu überschreiten, wenn sie bereits ihre Stunden erfüllt haben.
• Kapazitäten vs. Bedarf: Ob wir die Lücke gut decken können, hängt von den verfügbaren Arbeitskräften ab, und davon, wie viele aktive Angestellte wir an einem Arbeitstag brauchen, um die Bedarfe des Unternehmens zu decken. Haben wir grundsätzlich zu wenig Angestellte für die Urlaubsvertretung oder steht ein großes Projekt an, für das wir unsere Kapazitäten voll ausnutzen müssen, müssen eventuell Neuanstellungen getätigt werden.
• Unternehmenskultur & Mitarbeiterzufriedenheit: Wenn ein Mitarbeiter mit spezifischen Qualifizierungen immer auf den letzten Drücker einspringen muss, wenn eine andere Person fehlt, oder jedes Jahr an Feiertagen arbeiten muss, während andere freinehmen, führt das schnell zu Konflikten. Sie können das gesamte Arbeitsklima und die Unternehmenskultur belasten.
• Umfang: Je größer das Unternehmen, desto mehr Daten müssen die verantwortlichen Personen beachten, wenn sie Schichtpläne und Urlaubsvertretungen organisieren. Ab einer gewissen Datenmenge kann es dabei schnell passieren, dass Fehler entstehen und Lücken übersehen oder Schichten doppelt belegt werden.

Tipps für eine bessere Urlaubsplanung

Damit wir Probleme dieser Art reduzieren können, lohnt sich die digitale Urlaubsplanung. Die Software hat alle notwendigen Fähigkeiten, um gute Personalpläne aufzusetzen. Aufgrund ihrer Rechenkraft fällt es ihr leichter, große Mengen an Daten und Variablen schnell abzugleichen und die besten Lösungen zu finden.

Zudem kann die Software darauf eingestellt werden, uns auf Dinge wie erreichte Maximalstunden hinzuweisen und Überstundenzahlungen oder das Verletzen des Arbeitsrechts zu verhindern. Auch Verluste durch eine Fehlplanung werden so reduziert.

Die Mitarbeiter erhalten einen verlässlicheren und fairen Plan, der die Bedarfe des Unternehmens deckt, ohne zu Mehrarbeit zu führen. Zudem können die Angestellten selbst auf die cloud-basierte Software zugreifen und dort mit Angaben an dem Erstellen der Pläne teilhaben, indem sie sich beispielsweise für Vertretungen zur Verfügung stellen. Insgesamt sind die Mitarbeiter so weniger gestresst und zufriedener, was ihre Loyalität und Effizienz steigert.

Fazit

Workforce Management steht für die bedarfsorientierte Personaleinsatzplanung, die sich nicht nur nach den Unternehmens-Bedürfnissen und Kapazitäten richtet, sondern dabei vor allem auch die Mitarbeiterzufriedenheit in Betracht zieht. Durch digitale Lösungen wie Urlaubsplanungssoftware können optimierte Pläne erstellt werden, an denen die Angestellten mitwirken können, und die sich flexibel und schnell an Änderungen anpassen können. So wird die Leistung gesteigert, Verluste minimiert und die Motivation der Beteiligten verbessert.

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