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Für Vermieter: Betriebskostenabrechnung, aber richtig!

04.12.2019 | Zwischen Vermieter und Mieter kommt es immer wieder zu Streit. Vertragsbedingungen, Schönheitsreparaturen, Wohnungsmängel, Mietzahlungsverzug, Verstöße gegen die Hausordnung - der Fundus an Problemfeldern ist immens. Darunter nimmt die Nebenkostenabrechnung eine besondere Stellung ein. Denn viele Betriebskostenabrechnungen sind fehlerhaft. Je nach Quelle schwanken die Schätzungen zwischen ca. 50 und 80 Prozent. Was bedeutet das für Sie Vermieter? Welche Punkte müssen Sie beachten und welche Kosten dürfen Sie überhaupt umlegen?

Rechtliche Grundlage ist entscheidend

Der Gesetzgeber gibt in puncto Betriebskosten zunächst nur eine relativ knappe Vorgabe. Die entsprechende Grundlage bietet das Bürgerliche Gesetzbuch in den Paragrafen 556 und 556 a. Daraus ergeben sich flankiert von der Rechtsprechung wichtige Vorgaben für eine ordentliche Nebenkostenabrechnung:

  • Es dürfen nur Posten abgerechnet werden, die bestimmungsgemäß und laufend sind.
  • Die Nebenkostenabrechnung muss zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen.
  • Die Kosten sind nach Wohnfläche, Kopf oder Verbrauch umzulegen.

Darüber hinaus gilt aber ein weiterer wichtiger Punkt: Sie dürfen nur die Kosten geltend machen, die rechtsgültig und im Mietvertrag explizit aufgeführt sind. Fallen nicht im Mietvertrag aufgelistete Betriebskosten an, trägt diese allein der Vermieter!

Aus diesem Grund ist es ratsam, frühzeitig und gewissenhaft die aufgelaufenen Kosten zu berechnen und korrekt umzulegen. Verschiedene Anbieter wie zum Beispiel Mineko unterstützen Vermieter dabei. Die Experten prüfen Nebenkostenabrechnungen auf Fehler und geben wertvolle Tipps. Als Vermieter sind Sie durch Hinzuziehen eines kompetenten Dritten auf der sicheren Seite, wenn Sie nicht selbst sattelfest in Detailfragen sind.

Erlaubte und nicht erlaubte Posten in der Nebenkostenabrechnung

Nicht alle Betriebskosten sind umlegbar. Bei der Bewertung ist besonders die rechtliche Umschreibung von laufend entstehenden Kosten von Bedeutung. Denn diese Passage in § 556 BGB schließt alle einmalig anfallende Kosten aus. Konkret sind damit unter anderem Reparaturkosten, Anschaffungskosten oder Modernisierungsmaßnahmen zu verstehen. Sie dürfen dagegen Wartungskosten und andere laufend wiederkehrende Kosten auf die Mieter umlegen. Das gilt auch dann, wenn diese nicht in festen Zeitabständen oder nur mehrjährlich anfallen.

Ebenfalls wichtig: Ausgeschlossen sind auch Kosten, die nicht dem bestimmungsmäßigen Zweck entsprechend. Das beinhaltet alle Kosten, die für das Wohnen in der Immobilie nicht relevant sind. Dazu zählen unter anderem ihre Kreditkosten, Verwaltungskosten und Versicherungen (Ausnahme Gebäudeversicherung). Auch die Ausgaben für eine Hausverwaltung fallen unter diese Regelung. Denn diese ist rechtlich gesehen nicht erforderlich und damit keine bestimmungsmäßige Ausgabe. Kurz: Es ist Ihr "Privatvergnügen". 

Doch welche Kosten können Sie im Mietvertrag auflisten und abrechnen? Zu den üblicherweise umlegbaren Betriebskosten gehören laut Betriebskostenverordnung die Ausgaben für:

  • Grundsteuer,
  • Trinkwasser/Abwasser,
  • Betrieb und Wartung des Heizungssystems, der Warmwassersysteme und der Schornstein,
  • Betrieb und Wartung von Aufzügen,
  • Müllentsorgung,
  • Straßen- und Hausreinigung inkl. Winterdienst und Ungezieferbeseitigung,
  • Gartenpflege,
  • Beleuchtung,
  • Gebäudeversicherungen,
  • TV-Anlagen bzw. Kabelanschlüsse,
  • Hauswart/Hausmeister,
  • sonstige rechtmäßige Betriebskosten.

Eine Einschränkung gibt es zu den Hausmeisterkosten. Diese dürfen Sie abrechnen. Allerdings sind damit dann alle Arbeiten, die diese Person verrichtet, ebenfalls abgegolten. Wenn der Hauswart sich zum Beispiel um den Garten kümmert, dürfen Sie diese Kosten nicht doppelt abrechnen.

Die Sache mit dem Verteilungsschlüssel

Strittig ist auch immer wieder die Verteilung der Kosten. Auf der sicheren Seite sind Sie dann, wenn Sie alle nicht verbrauchs- und personengebundenen Betriebskosten auf die Wohnfläche umlegen. Ausnahmen sind damit nur: Müllgebühren Wasser- und Abwasserkosten sowie Heizkosten. Müllgebühren sind nach Kopf abzurechnen, Kosten für Wasser und Abwasser können Sie entweder nach Kopf umlegen oder Sie müssen bei vorhandenen funktionsfähigen Einzelzählern den tatsächlichen Verbrauch heranziehen. Bei den Heizkosten ist ebenfalls der tatsächliche Verbrauch zu ermitteln. Je nach Immobilie darf hier jedoch die Wohnfläche mit bis zu 50 Prozent in die Verteilung der Kosten einfließen.

In allen Fällen dürfen Sie nur die Kosten für die Zeit der Vermietung umlegen. Gibt es während des Jahres einen Mieterwechsel, rechnen Sie für beide nur die anteiligen Zeiträume ab.

Nebenkostenabrechnung rechtzeitig erstellen

Ein weiterer Fallstrick für Vermieter wartet noch bei der Frist zur Vorlage der Nebenkostenabrechnung. Denn diese müssen Sie innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums dem Mieter übermitteln. Sofern Sie den relevanten Abrechnungszeitraum nicht jahresübergreifend festlegen, muss die Abrechnung folglich bis Ende Dezember des Folgejahres vorliegen. Belege können Sie beifügen. Es reicht jedoch aus, diese zur Einsicht in ihrem Büro bereitzuhalten. Nachzahlungen oder Guthaben sind innerhalb von 30 Tagen auszugleichen.

Verpassen Sie die Vorlagefrist, machen Sie sich nicht nur angreifbar, wenn der Mieter ein Guthaben vermutet. Sie bleiben ggf. sogar auf den Kosten sitzen. Denn verspätete Abrechnungen entbinden Mieter von dem Ausgleich durch Nachzahlung.

Vermeiden Sie Missverständnisse und Streit, indem Sie die Betriebskostenabrechnung nicht nur gewissenhaft erstellen. Liefern sie diese pünktlich, gleichen Sie die Angaben mit denen im Mietvertrag ab und versichern Sie sich, dass die für die Abrechnung entscheidenden Wohnflächenangaben korrekt sind. Dann haben Sie bereits viele Fehlerquellen ausgeschlossen.

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