« zurück zur Liste

Die Verwaltersuche - worauf müssen Eigentümer achten?

07.09.2020 | Der WEG-Verwalter möchte in den wohlverdienten Ruhestand oder viele Eigentümer sind mit der Verwalterleistung nicht einverstanden: Es gibt zahlreiche Gründe, warum eine Eigentümergemeinschaft nach einem neuen Verwalter suchen will oder muss. Unabhängig davon, ob Sie Ihre Eigentumswohnung selbst nutzen oder vermieten, ist ein Verwalterwechsel immer Chance und Risiko zugleich. WEG-Verwalter betreuen ein nicht unerhebliches Vermögen und mit ihnen steht und fällt die Lebensqualität in einer Liegenschaft.

Die Verwaltersuche - worauf müssen Eigentümer achten? Foto: pixabay.com
Die Verwaltersuche - worauf müssen Eigentümer achten? Foto: pixabay.com


Oft übernimmt die Aufgabe der Verwaltersuche der Verwaltungsbeirat, jedoch ist ein solcher nicht in jeder WEG vorhanden oder entsprechend engagiert. In der Regel werden zunächst einmal mindestens drei Angebote eingeholt und mit den potenziellen Nachfolgekandidaten abgestimmt, ob sich diese im Rahmen der kommenden Eigentümerversammlung der WEG vorstellen möchten.

Extratipp: Wichtig ist auch, dass für den Verwalterwechsel rechtzeitig ein passender Tagesordnungspunkt angemeldet wird. Achten Sie vorher darauf, dass die alte Verwaltung abberufen und gekündigt wird. Dies sind zwei rechtlich eigenständige Vorgänge, die unbedingt so auf der TOP-Liste für die Eigentümerversammlung stehen müssen. Nur die Kündigung oder nur die Abberufung reichen an dieser Stelle nicht aus.

Den Eigentümern müssen mindestens drei Vergleichsangebote rechtzeitig vor der Eigentümerversammlung zugestellt werden. So ist ausreichend Zeit, sich eine Meinung zu bilden und die Präferenz gegebenenfalls bei möglicher Abwesenheit in der Vollmacht zu vermerken. In der Regel verfügen viele WEG-Verwalter über Bewerbungsunterlagen, in denen dann die folgenden Informationen ersichtlich sind:

  • die Vorstellung des Verwalterteams inklusive Ausbildungs- und Erfahrungshintergrund
  • die Preise und Leistungen sowie Besonderheiten, beispielsweise eine 24h-Rufbereitschaft eines Hausmeisters
  • ein Mustervertrag sowie eine Musterabrechnung nebst Wirtschaftsplan
  • ein Überblick über Versicherungen und Haftung. Gesetzlich vorgeschrieben ist die Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung, die idealerweise über €500.000 je Versicherungsfall angesetzt ist und sich auf €1.000.000 für die Versicherungsfälle pro Jahr beläuft. Zudem ist eine Betriebs-Haftpflichtversicherung wichtig sowie eine Vertrauensschaden-Versicherung.


Diese Informationen sind Anhaltspunkte in der Bewerbung um das Verwalteramt, die vorliegen sollten. Wie so oft ist das günstigste Angebot oft nicht immer die beste Wahl! Gerade in Ballungsräumen unterbieten sich Verwaltungen teilweise mit Niedrigpreisen. Hier ist Vorsicht geboten! Gehen Sie selbst auf die Verwaltersuche und möchten Sie aktiv werden, gibt es schon vorab einige Punkte, die Sie unbedingt beachten sollten.

Mit der Verwaltersuche frühzeitig beginnen!

Wie viel im Hintergrund eigentlich zu tun ist, damit alles reibungslos läuft, sieht nicht jeder Eigentümer auf den ersten Blick. Ein engagierter und kompetenter Verwalter bündelt juristische, betriebswirtschaftliche wie handwerkliche Kenntnisse und Fähigkeiten. Dementsprechend werden fähige Verwalter oft weiterempfohlen und können gepflegte Liegenschaften als Referenzobjekte vorweisen: Gute Verwaltungen haben oft viel zu tun. Teilweise sogar so viel, dass sie keine neuen WEGs mehr aufnehmen. Dies ist eher ein gutes Zeichen, denn es zeigt, dass man nur neue Kunden aufnehmen kann, wenn Kapazitäten dafür vorhanden sind. Weniger empfehlenswerte Verwalter lassen sich einfach zum Verwalter bestellen, ohne sich um die Liegenschaften zu kümmern und lassen die Verträge einfach zwei, drei Jahre laufen, um die WEGs dann wieder abzugeben, wenn sich Arbeit aufgehäuft hat. Oft lohnt es sich auch, bei Handwerkern zu fragen, die man kennt. Diese sehen noch aus einer ganz anderen Perspektive, in welchem Zustand sich die jeweiligen Objekte befinden und ob die Zusammenarbeit mit der Verwaltung für die Eigentümer und Handwerker gut läuft oder eher nicht.

Die Verwaltung selbst: Wer wird Sie verwalten?

Ist es eine engagierte Einzelperson, die der Verwaltungsaufgabe hauptberuflich nachgeht? Oder eine große GmbH? Beides kann Vor- und Nachteile haben, eine Gewerbeerlaubnis nach § 34c der Gewerbeordnung muss jedoch vorliegen. Neben den bereits angesprochenen Versicherungen ist es wichtig, dass Sie Referenzobjekte benannt bekommen, sollten diese nicht schon direkt auf der Webpräsenz des Verwalters verzeichnet sein.

Wie war der erste Kontakt zu der möglichen Nachfolgeverwaltung? Konnten Ihre Fragen beantwortet werden oder wurde immer nur drum herum geredet? Wie ist die Erreichbarkeit geregelt und wen können Sie im Schadensfall kontaktieren? Gibt es für Einzelunternehmer eine bevollmächtigte Vertretung im Krankheitsfall, sodass Ihre WEG jederzeit handlungsfähig bleibt? Wie sieht es aus mit der räumlichen Nähe zum Objekt? Auch große Unternehmen haben oft nicht die Kapazität, über eine große Distanz kompetent zu verwalten.

Die Finanzen - ein wichtiger Teilbereich der Verwaltung

Abstand nehmen sollten Sie von WEG-Verwaltern, die auf Treuhandkonten bestehen! Dies entspricht nicht den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Verwaltung, kann in der Praxis aber leider nicht ausgeschlossen werden. Im Falle einer Insolvenz sind die Gelder nicht getrennt vom Vermögen des Verwalters gehalten und die Rücklage Ihrer WEG ist womöglich in Gefahr. Sprechen Sie das Thema WEG-Konten unbedingt an. Für einen guten Verwalter wird es selbstverständlich sein, dass die Eigentümergemeinschaft die Kontoinhaberin ist. Zudem gibt es inzwischen viele Banken, die sich voll und ganz auf WEG-Eigenkonten spezialisiert haben. Für die Verwaltungsbeiräte kann dabei auch eine Online-Einsichtnahme vereinbart werden. Grundsätzlich besteht bei Abrechnungen an unglaublich vielen Ecken und Enden die Möglichkeit, zu tricksen. Sehen die Verwaltungsunterlagen zusammengeschustert aus und werden diese aus mehreren notdürftig genutzten Programmen zusammengeflickt, wirkt dies nicht nur unprofessionell, sondern ist oft auch intransparent. Am besten greift eine WEG-Verwaltung auf eine professionelle und aktuelle Verwaltungssoftware zurück. Fragen Sie daher ruhig nach, wie die Abrechnungen erstellt werden.

Der Vertrag des neuen Verwalters - bei der Verwaltersuche zählt Transparenz!

Idealerweise verweist die neue Verwaltung direkt darauf hin, dass die Vertragslaufzeiten im Mustervertrag selbstverständlich entsprechend den Wünschen der Eigentümer angepasst werden können. Erhalten Sie eine Widerrufsbelehrung und gibt es klare Hinweise zur Haftung und den Befugnissen der Verwaltung im Vertrag? Entscheidend ist oft auch das Thema Kündigungsfrist. Besteht eventuell auch die Möglichkeit einer Probelaufzeit von einem halben Jahr? Oder möchte die neue Verwaltung die neue WEG gleich auf acht Jahre binden?

Fragen, die ein guter Verwalter Ihnen stellen wird

Nicht nur Sie werden bei der Verwaltersuche Fragen haben, auch die Verwalter, mit denen Sie Kontakt aufnehmen, werden bei Interesse einige Punkte im Vorfeld abklopfen:

  • Wie viele Parteien bilden die WEG, sind es hauptsächlich selbstgenutzte Eigentumswohnungen oder werden einige Wohnungen auch vermietet?
  • Durchsicht der Teilungserklärung / der Gemeinschaftsordnung.
  • Fragen nach dem Grund für den Verwalterwechsel und nach etwaigem Sanierungsstau.
  • Gibt es existierende Dienstleisterverträge, z. B. für den Gartendienst oder einen Hausmeister, die aufgrund guter Zusammenarbeit weiterlaufen sollen oder besteht auch hier Wechselbedarf?
  • Bestehen Rechtsstreitigkeiten in der WEG untereinander oder gegenüber Dritten?
  • Termin zur Besichtigung der WEG, damit sich die neue Verwaltung einen ersten Überblick über die Liegenschaft machen kann.


Auch ein Verwalter wird viele Fragen haben, wenn Sie Kontakt im Zuge der Verwaltersuche aufnehmen! Dies ist grundsätzlich ein sehr gutes Zeichen. Abstand nehmen sollten Sie von Kandidaten, die sich das Objekt vorher nicht ansehen oder sich erst nach zwei, drei Monaten wieder melden. Großes Interesse, engagiert verwalten zu wollen, sieht anders aus.

Verwaltersuche und Verwalterwechsel: Immer Chance und Risiko zugleich

Zusammengefasst sind nur einige Punkte, die Ihnen beim Verwalterwechsel bewusst sein sollten. Über alle Aspekte, die eine gute Verwaltung ausmachen, kann man sich zwar theoretisch informieren, aber jeder Eigentümer ist darauf angewiesen, dass die WEG-Verwaltungen ihr Wort am Ende auch halten. Einen kleinen Vertrauensvorschuss muss ein neuer Verwalter nach dem Wechsel jedoch bekommen, denn oft ist viel aufzuarbeiten. Gesagtes und Versprochenes driften in der Praxis leider zu oft auseinander.

Dies gilt insbesondere für:

  • Fristenwahrung. Lädt die Verwaltung wie versprochen wirklich im ersten Halbjahr zur ordentlichen Eigentümerversammlung ein oder werden die Termine immer weiter nach hinten geschoben, damit erst gar keine Beschlüsse gefasst werden? Wie sieht es mit den Einladungen aus? Erfolgen diese immer ganz kurzfristig und finden die Eigentümerversammlungen unter der Woche zu Zeiten statt, an denen Berufstätige kaum Möglichkeiten zur Teilnahme finden?
  • Beschlusssammlung. Wird die Beschlusssammlung geführt und ist diese lesbar sowie aktuell? Werden die Beschlüsse auch umgesetzt?
  • Buchführung. Gibt es zu jeder Buchung einen Beleg, der nachvollziehbar ist und korrekt nach Wirtschaftsjahr abgeheftet ist?
  • Zwischenmenschliches. Bleibt der Verwalter neutral und lässt alle Eigentümer ausreden oder favorisiert er einzelne Parteien, die sich bilden und werden kritische Stimmen unsachlich unterdrückt?
  • Einsichtnahme. Ist eine Einsichtnahme mit Terminvereinbarung kein Problem oder wird diese monatelang mit unglaubwürdigen Ausreden verzögert?
  • Ortsbegehungen und Abnahmen von Baumaßnahmen. Überwacht der Verwalter regelmäßig die Liegenschaft und gibt es dazu Protokolle? Werden Sanierungsmaßnahmen und Instandhaltungsarbeiten begutachtet und abgenommen?
  • Handwerkernetzwerk. Arbeitet die Verwaltung mit einem Pool an fähigen Handwerkern vertrauensvoll zusammen oder bekommt man vor Ort erst gar kein Angebot zugeschickt? Werden bei größeren Vorhaben mehrere Angebote eingeholt?


Im Fazit bietet ein Verwalterwechsel immer viel Potenzial, den Bauzustand, die kaufmännische Verwaltung, aber auch das Gemeinschaftsgefüge einer Eigentümergemeinschaft zu verbessern. Sorgfältig erstellte Abrechnungen, ein vorausschauender Wirtschaftsplan und eine gut gefüllte Instandhaltungsrücklage bei einem angemessenen Hausgeld sind das Ziel, in der Praxis aber oft ein Drahtseilakt. Bei der Suche nach einer neuen Hausverwaltung sollten daher schon direkt im Vorfeld viele Punkte abgefragt werden. Referenzobjekte sowie Empfehlungen sind dabei nicht zu unterschätzen. Je besser die Eigentümer schon vor der Bestellung eines neuen WEG-Verwalters eingelesen sind, desto einfacher kann die Auswahl erfolgen. Alle Eventualitäten kann man jedoch leider nicht ganz ausschließen, daher ist es umso wichtiger, die Weichen für einen reibungslosen Verwalterwechsel frühzeitig zu stellen!

468865
« zurück zur Liste